Riktlinjer för integritetsskydd

All slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet är personuppgifter. Exempel på personuppgifter är personnamn, personnummer, mailadress och postadress. Likaså är foton och ljudupptagningar på individer som behandlas i dator personuppgifter även om inga namn nämns, liksom elektroniska identiteter; exempelvis IP-nummer. För oss kan även anläggnings-ID, kundnummer, ärendenummer, mätarnummer och liknande uppgifter vara personuppgifter, om de kan hänföras till en fysisk person som är i livet.

Med behandling menas alla åtgärder som kan vidtas beträffande personuppgifter. Exempel på behandling är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering.

Tillhandahållande av tjänster när du är kund hos oss

Vi behandlar personuppgifter för att identifiera kund eller användare, för att hantera beställningar, intresseanmälningar, avtal och leverera tjänster i enlighet med avtal.

Vi behandlar även personuppgifter för att ta betalt för tjänster, för att hantera fakturor och betalningar, för kreditupplysningsändamål, för att avhjälpa fel och hantera andra incidenter, och för att hantera klagomål och reklamationer.

Som arbetssökande behandlar vi dina personuppgifter för att kunna genomföra rekryteringsprocessen korrekt och effektivt.

Service och support

Vi behandlar personuppgifter när någon person kontaktar kundservice via telefon, chatt eller något av våra sociala medier eller när någon person begär hjälp från produktrådgivare, samt för att kunna utföra service och support på tjänster vi tillhandahåller.

Utveckling av tjänster

Vi behandlar personuppgifter för att utveckla och förbättra vår verksamhet och våra tjänster. Vi upprättar statistik för att utvärdera, utveckla och informera om tjänster och produkter.

Inloggning till Mina sidor

Första gången du loggar in på Mina sidor sparar vi ditt namn och personnummer. Det gör vi för att du ska kunna se dina personliga uppgifter på Mina sidor. Personuppgifter som du registrerar på Mina sidor behandlas i avtalsrelaterade frågor, till exempel beställningar.

Marknadsföring

Vi behandlar personuppgifter för att kunna marknadsföra våra produkter och tjänster. Kunder kan få direktmarknadsföring via till exempel brev, telefon, sms och e-post samt sociala medier som exempelvis Facebook.

Personuppgifter som samlas in från någon annan än dig

Bixia inhämtar personuppgifter så som telefonnummer och adress ifrån offentliga register (Statens person- och adressregister, SPAR) för att säkerställa att de är korrekta. Vi inhämtar kontaktuppgifter från SPAR för att kunna nyttja kommunikationskanaler för att marknadsföra våra produkter och tjänster samt även för att fullgöra avtalet med dig som kund. När du blir kund hos oss eller leverantör till oss kan vi även komma att göra en kreditupplysning.

Undersökningar

Vi genomför kundundersökningar, bland annat med hjälp av vår samarbetspartner och personuppgiftsbiträde Origo Group. I första hand skickar vi ut undersökningarna via mejl från domänen origo.se men de kan även ske via telefon. Vi gör undersökningarna för att förbättra vår service och våra produkter.

Vi på Bixia utför en rad olika uppgifter som kräver att personuppgifter behandlas och vi stödjer våra personuppgiftsbehandlingar på följande rättsliga grunder:

När vi behandlar personuppgifter för att fullgöra och administrera avtal med våra kunder tillämpar vi den rättsliga grunden avtal. Vi har lagar att förhålla oss till och när vi behandlar personuppgifter för att fullfölja skyldigheter enligt lag tillämpar vi den rättsliga grunden rättslig förpliktelse.

När vi kontaktar personer med direktmarknadsföring tillämpar vi den rättsliga grunden intresseavvägning. Vi vill bibehålla en god kundkontakt och även utveckla de produkter och tjänster som vi erbjuder dig som kund. Personuppgifterna kommer att behandlas i marknadsföringsändamål samt för att genomföra marknadsanalyser för att ge dig mer relevanta och personliga erbjudanden samt för att kunna erbjuda bättre och riktad service.

Vi behandlar även personuppgifter för att följa lagar såsom tryckfrihetsförordningen och arkivlagen och den rättsliga grunden vi tillämpar för sådan personuppgiftsbehandling är uppgift av allmänt intresse.

När vi publicerar bilder på personer i våra konton på sociala medier inhämtar vi samtycke och den rättsliga grunden för till exempel sådan personuppgiftsbehandling är samtycke.

Personuppgifter kan komma att lämnas ut till tredje part om det följer av lag eller författning eller om vi har ett berättigat intresse av att lämna ut personuppgifterna, exempelvis till ett koncernföretag, en leverantör som hanterar utskick, en samarbetspartner eller till olika myndigheter.

Vi är ett kommunalägt bolag och omfattas av offentlighetsprincipen, vilket innebär att vi i vissa fall är skyldiga enligt lag att lämna ut handlingar. Det innebär också att e-post och andra handlingar som skickas till oss kan bli allmänna handlingar.

Bixia behandlar huvudsakligen personuppgifter inom EU/EES. Det förekommer dock att vissa av våra leverantörer eller underleverantörer har delar av sin verksamhet i länder utanför EU/EES.

När personuppgifter kan komma att överföras till ett land utanför EU eller EES utför vi en särskild bedömning för att säkerställa att de rättsliga förutsättningarna är uppfyllda. Tekniska och organisatoriska åtgärder vidtas för att säkerställa att personuppgifterna hanteras säkert och med en lämplig skyddsnivå.

Vi sparar inte personuppgifter längre än nödvändigt för att uppnå ändamålet med behandlingarna t.ex. åtaganden gentemot våra kunder, leverantörer eller arbetssökande. Uppgifter kan dock behöva sparas längre utifrån arkivlagen eller annan lagstiftning.

Gallring av personuppgifter fastställs i vår informationshanteringsplan. Uppgifter som ingår i allmän handling bevaras enligt arkivlagen eller annan lag. I vissa fall kan personuppgifter i allmän handling gallras i enlighet med bland annat arkivlagens regler och de föreskrifter som meddelas med stöd av lagen. Linköpings stadsarkiv får meddela i föreskrift om bevarande och gallring hos Bixia.

När det inte längre finns någon rättslig grund för att spara personuppgifterna raderas de permanent.

Som registrerad har du ett antal rättigheter enligt dataskyddsförordningen:

• Du har rätt att ta del av de personuppgifter som vi behandlar om dig. Det gör du genom att begära ett registerutdrag genom en skriftlig begäran som skickas till dataskydd (se adress nedan). Blanketten får du som registrerad genom att kontakta oss (se kontaktuppgifter nedan).
• I vissa fall har du rätt att invända mot personuppgiftsbehandling. Du kan till exempel invända mot att vi kontaktar dig med direktmarknadsföring. Du väljer själv om du vill framföra din invändning i ett telefonsamtal eller om du kontaktar oss på annat sätt.
• Om du upptäcker att felaktiga personuppgifter behandlas om dig har du rätt att begära att få personuppgifterna rättade. Du har även rätt att begära en tillfällig begränsning av behandlingen av dina personuppgifter.
• Du har rätt att begära radering av dina personuppgifter och under vissa omständigheter kan du ha rätt att bli raderad.
• I de fall personuppgifter behandlas med stöd av avtal eller samtycke har du rätt till dataportabilitet, det vill säga, att få ut personuppgifter för att kunna använda dessa på annat håll. Dataportabilitet kan du begära genom en skriftlig begäran till dataskydd (se adress nedan).
• Om du samtyckt till en viss behandling av personuppgifter som rör dig, kan du när som helst återkalla samtycket.

Om du tycker att dina personuppgifter behandlas på ett sätt som strider mot dataskyddsförordningen, har du rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten Integritetskyddsmyndigheten (IMY).

Om du vill utöva någon av rättigheterna kan du vända dig till Bixia på:

Dataskydd Bixia
Tekniska verken i Linköping (Publ)
Brogatan 1 Box 1500
581 15 Linköping

Personuppgiftsansvarig är Bixia AB.
Org.nr: 556544-2638

Vid frågor om Bixias personuppgiftsbehandlingar kan du kontakta:

E-post: Dataskydd
Telefon kundservice: 0771-60 30 30

Vid frågor om dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen kan du kontakta Bixias Dataskyddsombud:

E-post: Dataskyddsombud
Telefon: 013-20 60 00 (Växel)

Adress för begäran skickas till:
Dataskydd Bixia
Tekniska verken i Linköping (Publ)
Brogatan 1
Box 1500
581 15 Linköping

Version: GDPR 2111